AdComPro-Redaktion · 27. September 2026
‘Was wird das kosten?’ Eine berechtigte Frage, aber nicht jeder Auftrag passt in dasselbe Preismodell. Eine klar beschriebene Broschüre unterscheidet sich von einer Kampagne, deren Richtung erst erarbeitet wird. Entscheidend ist, was Sie bereits über die Arbeit wissen, wer Änderungen beschließt und wer das Risiko zusätzlicher Stunden trägt. Eine klare Projektplanung für Agenturen übersetzt die Preisvereinbarung in konkrete Arbeit.
In diesem Leitfaden
- Beim Festpreis zählt das vereinbarte Ergebnis
- Ein Preis, zwei unterschiedliche Ergebnisse
- Beim Stundensatz gelten Zeit und klare Spielregeln
- Eine Budgetgrenze macht das Gespräch früher nötig
- Das Modell an der Arbeit ausrichten
- Die Vereinbarung im Projekt abbilden
Beim Festpreis zählt das vereinbarte Ergebnis
Ein Festpreis passt gut zu einer klar definierten Leistung. Beschreiben Sie, was entsteht, welche Informationen der Kunde liefert und wie viele Abstimmungen oder Korrekturen enthalten sind. Legen Sie fest, wann ein Wunsch zusätzliche Arbeit darstellt. Ohne diese Grenzen kann ‘eine Website’ für beide Seiten etwas anderes bedeuten.
Innerhalb des vereinbarten Umfangs trägt die Agentur in der Regel das Risiko eines höheren Zeitaufwands. Gerade deshalb ist Zeiterfassung hilfreich. Die Stunden dienen der Steuerung und dem Lernen, auch wenn sie nicht einzeln berechnet werden. Ein Festpreis ist kein Grund, den tatsächlichen Aufwand nicht mehr zu verfolgen.
Ein Preis, zwei unterschiedliche Ergebnisse
Ein Auftrag bringt 6.000 € ein. Der interne Kostensatz beträgt 50 € pro Stunde, direkte Fremdkosten liegen bei 500 €. Bei 70 Stunden bleiben 2.000 € Projektbeitrag. Bei 100 Stunden sind es 500 €. Das fiktive Beispiel berücksichtigt keine zusätzlich anfallenden, nicht zugeordneten Gemeinkosten; der Beitrag ist deshalb nicht automatisch Nettogewinn.
Der Kundenpreis bleibt gleich, aber dreißig zusätzliche Stunden verändern das Ergebnis deutlich. Prüfen Sie während des Projekts den Restaufwand. Die Anleitung zur Berechnung der Projektrentabilität zeigt das Vorgehen. So wird die Wirkung einer zu großzügigen Korrekturvereinbarung sichtbar, ohne nachträglich über jede Minute zu streiten.
Beim Stundensatz gelten Zeit und klare Spielregeln
Stundenabrechnung eignet sich für Aufgaben, deren Umfang sich entwickelt, etwa laufende Unterstützung oder Recherche. Der Kunde zahlt die vereinbarungsgemäß abrechenbare Zeit zum festgelegten Satz. Klären Sie Buchungsregeln, abweichende Sätze für Rollen oder Aufgaben und den Rhythmus der Berichterstattung.
Auch dabei braucht der Kunde Planbarkeit. Geben Sie eine Schätzung oder Bandbreite an und vereinbaren Sie einen Zeitpunkt für Rücksprache. Eine Budgetwarnung ist keine Zustimmung zur unbegrenzten Weiterarbeit. Hinterlegen Sie Ausnahmen in den Tarifregeln und prüfen Sie Einträge über die Stundenfreigabe, bevor Sie sie abrechnen.
Eine Budgetgrenze macht das Gespräch früher nötig
Bei 100 € pro Stunde reichen 6.000 € Budget für 60 Stunden, sofern derselbe Satz gilt und keine weiteren Kosten dieses Budget belasten. Nach 45 Stunden schätzt das Team weitere 20 Stunden bis zum Abschluss. Die Erwartung liegt jetzt bei 65 Stunden beziehungsweise 6.500 €. Einen bereits sichtbaren Unterschied sollten Sie nicht erst mit der Rechnung erklären.
Besprechen Sie die Prognose vor der restlichen Ausführung. Möglich sind ein kleinerer Umfang, andere Prioritäten oder eine zusätzliche Freigabe. Die passende Entscheidung hängt von der Kundenvereinbarung ab. Der Nutzen der Erfassung liegt darin, rechtzeitig wählen zu können, nicht nur eine unerwartete Rechnung im Nachhinein zu begründen.
Das Modell an der Arbeit ausrichten
| Situation | Mögliche Form | Wichtigste Vereinbarung |
|---|---|---|
| Klare Leistung, begrenzte Änderungen | Festpreis | Umfang, Korrekturen und Zusatzarbeit |
| Umfang entwickelt sich während der Arbeit | Stundenabrechnung | Sätze, Transparenz und Budgetgespräche |
| Monatlich wiederkehrende Unterstützung | Retainer | Enthaltene Arbeit und Behandlung von Salden |
Sie können einen Auftrag auch in Phasen aufteilen: eine abgegrenzte Voruntersuchung und anschließend eine eigene Vereinbarung für die Umsetzung. Beschreiben Sie die Abrechnung je Phase. Eine Kombination hilft nur, wenn allen klar ist, welche Regel auf welchen Teil angewendet wird.
Für laufende Betreuung lesen Sie den Leitfaden zu ungenutztem Retainer-Budget. Trennen Sie bei allen Modellen Rechnung und Zahlung. Eine vereinbarte Rate, eine abgeschlossene Rechnung und ein eingegangener Betrag sind unterschiedliche Verwaltungsschritte.
Die Vereinbarung im Projekt abbilden
In AdComPro wählen Sie die passende Projektart, beispielsweise Festpreis, Abrechnung nach Aufwand oder Retainer. Gliedern Sie die Arbeit in Meilensteine und Aufgaben und kontrollieren Sie die Preisvereinbarungen, bevor das Team beginnt. Der Überblick über alle Funktionen zeigt das Zusammenspiel von Projekten, Zeiten und Rechnungen.
Spielen Sie anschließend einen kleinen Fall durch: Stunden erfassen, prüfen und nachvollziehen, was in die Abrechnung geht. So erkennen Sie eine falsche Einrichtung, bevor ein ganzer Monat verarbeitet wird. Nutzen Sie die Erklärung zur Abrechnung erfasster Stunden und die Kontrolle auf nicht abgerechnete Leistungen. Eine Preisvereinbarung hilft erst, wenn Ihr Team täglich damit arbeiten kann.
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- Retainer-Budget übrig: übertragen oder die Vereinbarung anpassen?
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