Wat koop je in voor je projecten, wat staat er nog open, en wat belast je door aan de klant? De module Purchase Invoices is het inkoopregister van AdComPro: leveranciersfacturen registreren, bewaken en met marge doorbelasten. Het is nadrukkelijk projectkostenbewaking, geen boekhouding — grootboek, btw-aangifte en de werkelijke betalingen blijven bij je boekhoudpakket. Deze module vertelt je wat inkoop met je projectmarges doet.
Leveranciers
Leveranciers hebben een eigen bestand, bewust gescheiden van de klantenlijst. Per leverancier leg je naam, btw-nummer, IBAN, e-mail en een standaardcategorie vast (hosting, software, licenties, diensten of overig) — die categorie wordt bij doorbelasten de categorie van de kostenpost. Een leverancier met facturen kan niet verwijderd worden; zet hem op inactief als je er niet meer mee werkt.
Een factuur invoeren
Registreer per factuur het nummer, de factuur- en vervaldatum, het bedrag en de btw (21%, 9%, 0% of btw verlegd — dan rekent de app met 0%). Hang de originele PDF of een foto als bijlage aan de factuur, dan is het brondocument altijd één klik weg. Twee keer dezelfde leverancier met hetzelfde factuurnummer wordt geweigerd — de klassieke dubbele invoer kan dus niet.
Doorbelasten aan de klant
Koppel de factuur aan een project en vink doorbelasten aan klant aan. De app maakt dan een kostenpost op dat project — standaard het bedrag exclusief btw plus je marge, maar het bedrag is te overschrijven — en die post verschijnt vanzelf op het eerstvolgende rapport en de factuur van dat project. Je hoeft er verder niets voor te doen.
- De margekolom laat per factuur en per project zien wat je verdient: doorbelast min inkoop.
- Vink je doorbelasten weer uit, dan verdwijnt de kostenpost ook weer van het project.
- Staat de kostenpost al op een gefinaliseerd rapport, dan ligt hij vast: de app meldt dat dan en laat het rapport ongemoeid.
UBL e-facturen importeren
Stuurt je leverancier e-facturen (Peppol BIS 3.0 of UBL 2.1)? Gebruik dan UBL importeren: de app leest het bestand volledig uit — leverancier, factuurnummer, datums, bedragen en btw, inclusief btw verlegd — en opent het formulier vooringevuld ter controle. Overtikken is dus nergens voor nodig.
- Een onbekende leverancier wordt automatisch aangemaakt uit de gegevens in het bestand, inclusief btw-nummer en IBAN.
- Hetzelfde bestand nog een keer importeren wordt al bij het inlezen geweigerd.
- Het XML-bestand komt automatisch als bijlage aan de factuur.
- Nog niet ondersteund: creditnota’s en facturen in een andere valuta dan euro — daar krijg je een duidelijke melding bij.
Bewaken
Elke factuur is open of betaald. Met een vervaldatum markeren de lijst en het dashboard wat vervallen is; het dashboardblok toont alle openstaande facturen met het totaalbedrag. Betaald melden doe je met één klik — dat is registratie voor je eigen overzicht, geen echte betaling. Op het projectdetail staat het blok Inkoop met totaal ingekocht, doorbelast en marge voor dat project, plus de laatste facturen.