Un retainer n’est pas un projet que vous créez une seule fois. C’est chaque mois le même projet, avec le même client, la même équipe et en grande partie le même travail. Pourtant, dans la plupart des systèmes, il commence chaque mois par le même geste : quelqu’un le recrée, ou l’oublie, et les heures de la première semaine atterrissent là où elles n’ont rien à faire.
Le problème
Le premier du mois, et il n’y a encore rien où saisir
Le problème apparaît souvent dès le premier jour ouvré du mois : un collaborateur souhaite saisir du temps, mais le nouveau projet périodique n’existe pas encore. L’heure est alors enregistrée sur la période précédente, parfois déjà facturée. Le rapport historique devient ainsi incohérent et l’origine de l’écart difficile à retrouver. Séparer les périodes facilite le suivi du temps et la facturation des heures validées.
La duplication manuelle présente également des risques : des tâches terminées peuvent être reprises, une tâche active oubliée ou l’équipe incomplètement reconduite. Cette charge reste limitée avec quelques retainers, mais devient rapidement importante à plus grande échelle. Découvrez aussi comment concilier budget retainer inutilisé et capacité de réalisation.
Comment AdComPro s’y prend
La période suivante est prête avant le début du mois
Vous marquez un projet de la série comme récurrent et vous indiquez à quelle fréquence il se répète : chaque mois, tous les deux mois ou chaque trimestre. À partir de ce moment, AdComPro crée lui-même la période suivante, par défaut sept jours avant son début. Le nouveau projet porte la période dans son nom, vous voyez donc d’un coup d’œil quel mois vous avez devant vous.
Ce qui est repris de la période précédente
- Les jalons et les tâches encore ouverts, avec leurs taux et leurs réglages
- L’équipe, y compris qui peut saisir des heures, qui peut approuver et qui peut voir les chiffres
- Vos propres entités qui co-facturent sur ce projet, avec leur accord
- Les coûts supplémentaires récurrents, comme l’hébergement ou une licence qui court chaque mois
- Les lignes de facture que vous avez délibérément reportées le mois dernier
Détail important : le nouveau projet est construit à partir de la période qui vient de se terminer, pas à partir du tout premier projet de la série. Une tâche ajoutée en mars est donc tout simplement là en avril. Ce qui est terminé reste derrière, pour que vous n’ayez pas à recocher les mêmes cases chaque mois.
Puis facturer par période
Chaque période reçoit son propre rapport et sa propre facture, construits à partir des heures approuvées et des coûts de cette période-là. Elles se suivent volontairement dans l’ordre : vous ne pouvez rapporter une nouvelle période qu’une fois la précédente clôturée. Cela évite la situation où deux mois sont ouverts en même temps et où plus personne ne sait quelle heure va où. Ce qui reste du budget mensuel est reporté sur la période suivante — vous en lirez plus sur reporter le budget du retainer.
Questions
Ce qu’on nous demande à ce sujet
Que se passe-t-il si le passage automatique saute une fois ?
Alors la période en cours est tout de même créée au passage suivant. Un redémarrage du serveur ou une exécution qui échoue ne vous coûte donc pas un mois : le système vérifie si la période actuelle manque, pas seulement si la suivante doit déjà être prête.
Comment arrêter un retainer qui prend fin ?
En une seule action, depuis n’importe quelle période de la série : vous indiquez après quel mois c’est terminé. Ensuite, plus rien de nouveau n’est créé. Les périodes déjà existantes restent simplement en place, pour que vous puissiez encore rapporter et facturer proprement le dernier mois.
Est-ce possible aussi par trimestre plutôt que par mois ?
Oui. En plus du rythme mensuel, vous pouvez choisir tous les deux mois ou par trimestre. Le nom du projet suit ce choix, une série trimestrielle se lit donc Q1, Q2 et ainsi de suite, au lieu de mois séparés.
Cela fonctionne-t-il aussi pour d’autres accords qu’un retainer ?
Dans AdComPro, un projet a un type, et ce type détermine à quoi les heures sont comparées et quand une facture naît. Outre le retainer, il y a l’abonnement de support, le prix fixe, la carte d’heures prépayées, la régie, l’abonnement sans heures et le travail interne. Sur toutes les fonctionnalités, vous trouvez ce qui change par type.
Essayer soi-même
Saisissez un retainer et attendez le changement de mois
Le moyen le plus rapide de voir si cela vous convient : saisissez un retainer en cours et regardez ce qui est prêt de lui-même autour du premier du mois. Toutes les fonctionnalités sont incluses dans le mois d’essai, aucune carte bancaire n’est nécessaire.