Dit hoofdstuk is voor de beheerder die een nieuwe omgeving klaarzet. In zes stappen staat er een werkende administratie: je bepaalt de bedrijfsopzet, zet de juiste modules aan, nodigt je team uit en maakt de eerste klant aan. Reken op een half uur tot een uur, afhankelijk van de grootte van je team.
Stap 1 · Inloggen en je account
Bij een nieuw account ontvang je een verificatiemail. De link daarin is 24 uur geldig; daarna kan een beheerder een nieuwe sturen. Zie je de mail niet, kijk dan in je spammap.
Staat tweestapsverificatie aan voor het platform, dan doorloop je bij de eerste keer inloggen eenmalig de koppeling met een authenticator-app (Google of Microsoft Authenticator) via een QR-code, en krijg je herstelcodes. Bewaar die ergens veilig. Een geverifieerd IP-adres blijft veertien dagen vertrouwd, dus je hoeft niet elke dag een code in te voeren.
Stap 2 · Eén bedrijf of meerdere
De eerste echte keuze: werkt deze omgeving met één bedrijf of met meerdere BV’s die uren aan elkaar doorbelasten? Je stelt dit in onder Companies.
- Eén bedrijf: alle bedrijfskeuzes, -filters en -kolommen verdwijnen uit de schermen, net als de doorbelasting per project. De app wordt er merkbaar eenvoudiger van.
- Meerdere bedrijven: elk bedrijf heeft eigen klanten, tarieven en interne tijdcategorieën, en een project kan uren van meerdere bedrijven doorbelasten.
Deze keuze is omkeerbaar: bij het omzetten wordt niets verwijderd, dus terugschakelen brengt alles weer in beeld. Vul per bedrijf in elk geval de naam, het btw-nummer, de bankrekening en het standaard-uurtarief in; dat tarief is het vangnet voor elk project dat geen eigen tarief heeft.
Stap 3 · Basisinstellingen
Op de pagina Settings staan de instellingen die voor iedereen in de omgeving gelden. Loop ze één keer langs, in deze volgorde:
- Tijdzone: bepaalt hoe elke datum en tijd wordt getoond en geïnterpreteerd, van urenregistratie tot planner. Kies de tijdzone van je hoofdkantoor; de kaart “Current Time” onderaan laat meteen het resultaat zien.
- Datum- en tijdnotatie: DD-MM-YYYY, MM-DD-YYYY of ISO, en 24-uurs of 12-uurs.
- Factuurgeneratie: op welke dag maandfacturen worden klaargezet, de timing van kwartaalfacturen, hoeveel dagen na het afronden van een milestone of project er gefactureerd wordt, en de standaard betaaltermijn. Met automatisch genereren aan staan conceptrapporten klaar zodra hun datum is bereikt.
- Rapportlogo: het logo bovenaan de rapport-PDF die je klant krijgt. Witruimte eromheen wordt automatisch bijgesneden.
Klik onderaan op Save Settings; de logokaart slaat zichzelf direct op.
Stap 4 · Modules aanzetten
Elke functie in AdComPro is een module, en modules staan per omgeving aan of uit. Wat uitstaat verdwijnt uit het menu en doet niet mee. Zo blijft de app precies zo groot als je bureau nodig heeft. Het aanzetten gaat zo:
- Open Modules (in het menu onder beheer; alleen zichtbaar voor de beheerdersrol).
- Loop de lijst langs. Elke rij is één functie; de kolom Status toont of hij aanstaat. Rijen met een slotje zijn kernmodules, die staan altijd aan.
- Twijfel je wat iets doet? Het i-tje achter de naam opent de omschrijving, inclusief waar de module in het menu staat en welke andere modules erop leunen. Kijk in die lijst voordat je iets uitzet.
- Klik op de knop in de kolom Actie om een module aan of uit te zetten. De wijziging geldt direct, alleen voor deze omgeving.
Let vooral op de rijen die met “Project type:” beginnen: die bepalen welke projectsoorten je kunt kiezen bij een nieuw project. Staat er maar één soort aan, dan verdwijnt het keuzeveld en is elke nieuwe opdracht automatisch die soort. Welke soorten er zijn staat in hoofdstuk 4.
Een startpunt per situatie:
| Soort bureau | Zet naast de standaardmodules aan |
|---|---|
| Bureau met vaste klanten op maandbudget | Project type: retainer (staat standaard aan) en eventueel supportabonnement (SLA) |
| Projectenbureau met eenmalige opdrachten | Project type: vaste prijs en regie; retainer uit als je die niet gebruikt |
| Supportclub met urenbundels | Project type: strippenkaart en supportabonnement (SLA) |
| Team dat verlof in de app wil bijhouden | Werkrooster (Work Schedule) eerst, daarna Verlof en verzuim; die tweede leunt op de eerste |
| Facturen naar de boekhouding | Exact boekhouding en/of E-facturatie via Peppol |
Uitzetten is nooit destructief: bestaande projecten van een uitgezette soort blijven gewoon werken, je kunt er alleen geen nieuwe van maken. En mist iemand later een menu-item, kijk dan eerst hier; de functie staat waarschijnlijk gewoon uit.
Stap 5 · Je team uitnodigen
- Open Users en klik op New User.
- Vul naam en e-mailadres in en kies een rol: admin beheert het eigen bedrijf, projectmanager beheert toegewezen projecten en keurt uren goed, gebruiker boekt tijd op toegewezen projecten, lezer kijkt alleen mee. Ken de kleinste rol toe die het werk toelaat.
- Stel onder Expected Hours de werkweek in: één weektotaal, of met de werkrooster-module per dag (ma 8, di 8, wo 8, do 8, vr 4). Dat rooster voedt de capaciteit op het dashboard, de urenherinneringen en de verlofberekening.
- Laat Auto-approve time entries uit, behalve voor mensen die je blind vertrouwt; hun uren slaan de goedkeuring over.
- Bij het aanmaken gaat er automatisch een verificatiemail uit. De collega kan pas inloggen na verificatie.
Stap 6 · Eerste klant, eerste project
- Maak onder Customers je eerste klant aan, met een contactpersoon.
- Maak onder Projects het eerste project aan en kies de projectsoort die bij de afspraak past.
- Zet er minstens één milestone met één taak in: uren worden altijd op een taak geboekt, dus zonder die structuur valt er niets te boeken.
- Voeg het team toe en bepaal per lid wat het mag: uren boeken, uren goedkeuren, financiën zien, fee bewerken.
- Boek een testuur via Log Time in de bovenbalk en keur het goed. Zie je het terug op het project, dan staat de keten.
Maak je vaker hetzelfde soort project? Leg de structuur dan één keer vast als projectsjabloon (menu Config) en kies dat sjabloon voortaan bij het aanmaken.
Controlelijst
- Bedrijfsopzet gekozen en bedrijfsgegevens compleet, inclusief standaard-uurtarief
- Tijdzone, notaties en factuurinstellingen gezet
- Modules passend bij je bureau, projectsoorten gecontroleerd
- Team uitgenodigd, rollen en werkuren ingesteld
- Eerste klant en project staan, testuur geboekt en goedgekeurd