Le fichier clients est le portant auquel s’accrochent projets, rapports et factures. Ce chapitre couvre les clients et interlocuteurs, le partage d’un client avec une autre organisation et le pipeline new business qui transforme un prospect en client.
Clients et interlocuteurs
Sous Customers se trouve la liste des clients avec recherche, filtres, édition en masse et export. La page client est le dossier de cette relation : données, projets, budgets et un journal d’activité qui note par champ qui a changé quoi et quand (« e-mail changé de x en y », pas « fiche mise à jour »).
- Les interlocuteurs se gèrent par client, avec un contact marqué comme principal. Un contact peut appartenir à plusieurs organisations à la fois.
- Actif ou inactif : un client qui part passe en inactif, on ne le supprime pas. L’historique et les factures restent. La procédure de clôture complète est au chapitre 5.
Partager un client avec une autre organisation
Vous travaillez avec une agence partenaire sur le même client ? Vous pouvez partager ce client. Les deux organisations voient alors le même client, les mêmes projets et heures, peuvent y saisir et voient qui a saisi quoi. Tout ce qui est créé sous un client partagé reste la propriété de l’organisation qui possède le client.
- Le propriétaire crée sur la page client un code de partage : seize caractères, validité limitée.
- L’administrateur de l’autre organisation échange le code sous Clients → Relier un client partagé.
- La révocation marche des deux côtés, pour un code inutilisé comme pour un lien en cours. La même fenêtre montre ce que vous partagez et ce qui est partagé avec vous.
Le pipeline new business
Sous New Biz, vous suivez les clients potentiels sur un tableau Kanban à quatre colonnes : Lead → In Progress → Won ou Lost. Les statistiques en haut montrent le pipeline d’un coup d’œil : prospects actifs, valeur totale, gagnés et perdus, et les heures déjà investies.
- Ajouter un prospect : un nom d’entreprise suffit pour commencer ; renseignez la valeur attendue (elle nourrit la valeur du pipeline) et la source, pour apprendre quel canal amène vos meilleurs leads. Les coordonnées saisies maintenant voyageront vers le client plus tard.
- Saisir du temps sur un prospect : via l’icône horloge de la carte, avec une catégorie comme Meeting ou Proposal. Vous connaissez ainsi vos vrais coûts d’acquisition par client. Ces heures sont non facturables et séparées des heures projet.
- Gagné : glisser une carte vers Won ouvre la fenêtre de conversion : vérifiez les données et un client est créé automatiquement, avec un lien sur la carte.
- Perdu : glisser une carte vers Lost demande un motif (budget, timing, concurrence). Ces motifs sont conservés ; on en apprend plus que des affaires gagnées.
Ne laissez pas les prospects éternellement en Lead : faites-les avancer ou marquez-les perdus, sinon votre valeur de pipeline ne veut plus rien dire.
Assistant de pitch
Pour un prospect que vous voulez gagner, l’IA peut préparer un pitch : recherche web sur l’entreprise, analyse d’opportunités, document de pitch et trame de présentation. Vous le trouvez sur la carte du prospect. Ses coûts IA sont visibles dans la vue des coûts IA (voir le chapitre 11), pour que l’acquisition reste mesurable ici aussi.