Het klantenbestand is de kapstok waar projecten, rapporten en facturen aan hangen. Dit hoofdstuk beschrijft klanten en contactpersonen, het delen van een klant met een andere organisatie, en de new-business-pijplijn waarmee een prospect een klant wordt.
Klanten en contactpersonen
Onder Customers staat de klantenlijst met zoeken, filters, bulkbewerking en export. De klantpagina is het dossier van die relatie: gegevens, projecten, budgetten en een activiteitenlog dat per veld bijhoudt wie wat wanneer veranderde (“e-mailadres gewijzigd van x naar y”, niet “record bijgewerkt”).
- Contactpersonen beheer je per klant, met één contact als primair. Een contactpersoon kan bij meerdere organisaties tegelijk horen.
- Actief of inactief: een klant die vertrekt zet je op inactief, je verwijdert hem niet. Zo blijven de historie en de facturen bestaan. De volledige afsluitprocedure staat in hoofdstuk 5.
Een klant delen met een andere organisatie
Werk je met een bevriend bureau samen aan dezelfde klant, dan kun je die klant delen. Beide organisaties zien daarna dezelfde klant, projecten en uren, kunnen erop boeken en zien wie wat heeft geboekt. Alles wat onder een gedeelde klant wordt aangemaakt blijft eigendom van de organisatie die de klant bezit.
- De eigenaar maakt op de klantpagina een deelcode aan: zestien tekens, beperkte tijd geldig.
- De beheerder van de andere organisatie wisselt de code in onder Klanten → Gedeelde klant koppelen.
- Intrekken kan door beide kanten, zowel een ongebruikte code als een lopende koppeling. In hetzelfde venster staat wat je deelt en wat er met jou gedeeld is.
De new-business-pijplijn
Onder New Biz volg je potentiële klanten op een Kanban-bord met vier kolommen: Lead → In Progress → Won of Lost. De statistieken bovenaan tonen de pijplijn in één oogopslag: actieve prospects, totale pijplijnwaarde, gewonnen en verloren, en de uren die er al in zitten.
- Prospect toevoegen: bedrijfsnaam is genoeg om te beginnen; vul de verwachte waarde in (die voedt de pijplijnwaarde) en de bron, zodat je leert welk kanaal je beste leads oplevert. Adresgegevens die je nu invult gaan straks mee naar de klant.
- Tijd boeken op een prospect: via het klokje op de kaart, met een taakcategorie als Meeting of Proposal. Zo ken je je echte acquisitiekosten per klant. Deze uren zijn niet-declarabel en staan los van projecturen.
- Gewonnen: een kaart naar Won slepen opent het omzetvenster: controleer de gegevens en er wordt automatisch een klant aangemaakt, met een link op de kaart.
- Verloren: een kaart naar Lost slepen vraagt om een reden (budget, timing, concurrentie). Die redenen blijven bewaard; daar leer je meer van dan van de gewonnen deals.
Laat prospects niet eeuwig in Lead staan: zet ze door of markeer ze als verloren, anders zegt je pijplijnwaarde niets meer.
Pitch-assistent
Voor een prospect die je wilt binnenhalen kan de AI een pitch voorbereiden: webonderzoek naar het bedrijf, een kansenanalyse, een pitch-document en een presentatie-opzet. Je vindt het op de prospectkaart. De AI-kosten hiervan zijn zichtbaar in het AI-kostenoverzicht (zie hoofdstuk 11), zodat acquisitie ook hier meetbaar blijft.