Een retainer is geen project dat je één keer aanmaakt. Het is elke maand hetzelfde project, met dezelfde klant, hetzelfde team en grotendeels hetzelfde werk. Toch begint het in de meeste systemen elke maand met dezelfde handeling: iemand maakt het opnieuw aan, of vergeet het en de uren van de eerste week belanden ergens waar ze niet horen.
Het probleem
De eerste van de maand, en er is nog niets om op te schrijven
Het gaat bijna nooit spectaculair mis. Het is de eerste werkdag van de maand, iemand wil een uur wegschrijven, en het project van deze maand bestaat nog niet. Dus gaat dat uur op het project van vorige maand, dat inmiddels gefactureerd is of dat volgende week gefactureerd wordt. Twee weken later klopt het rapport van de vorige periode niet meer en weet niemand nog precies waarom.
Het handmatige alternatief is niet veel beter. Wie elke maand het project van de vorige maand dupliceert, neemt ook alles mee wat af was, vergeet de ene taak die nog liep, en zet het team er half opnieuw bij. Bij vijf retainers valt dat te overzien. Bij vijftig is het een ochtend werk waar niemand blij van wordt. Lees ook hoe je ongebruikt retainerbudget en de planning op elkaar afstemt.
Hoe AdComPro het doet
De volgende periode staat er voordat de maand begint
Je merkt één project in de reeks aan als terugkerend en geeft aan hoe vaak het zich herhaalt: elke maand, elke twee maanden of elk kwartaal. Vanaf dat moment maakt AdComPro de volgende periode zelf aan, standaard zeven dagen voordat die begint. Het nieuwe project krijgt de periode in zijn naam, dus je ziet in één oogopslag welke maand je voor je hebt.
Wat er meekomt uit de vorige periode
- De mijlpalen en taken die nog openstaan, inclusief tarieven en instellingen
- Het team, inclusief wie uren mag schrijven, wie mag goedkeuren en wie de cijfers mag zien
- De eigen bedrijven die op dit project meefactureren, met hun afspraak
- De terugkerende extra kosten, zoals hosting of een licentie die elke maand meeloopt
- De factuurregels die je vorige maand bewust hebt doorgeschoven
De nieuwe projectperiode wordt opgebouwd vanuit de direct voorgaande periode, niet vanuit het eerste project van de reeks. Een taak die in maart is toegevoegd, wordt daardoor in april overgenomen. Afgeronde onderdelen blijven achter, zodat iedere periode alleen het actuele werk bevat. Het team kan met urenregistratie per projectperiode de besteding bij het juiste werk vastleggen. Daarna volgt de factuur uit goedgekeurde uren en kosten.
En dan periodiek factureren
Elke periode krijgt een eigen rapport en een eigen factuur, opgebouwd uit de goedgekeurde uren en de kosten van díe periode. Ze gaan bewust op volgorde: je kunt een nieuwe periode pas rapporteren als de vorige is afgerond. Dat voorkomt de situatie waarin twee maanden tegelijk openstaan en niemand meer weet welk uur waar thuishoort. Wat er van het maandbudget overblijft, schuift door naar de volgende periode — daarover lees je meer bij retainerbudget doorschuiven.
Vragen
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er als de automatische ronde een keer overslaat?
Dan wordt de lopende periode bij de volgende ronde alsnog aangemaakt. Een herstart van de server of een run die faalt kost je dus geen maand: er wordt gekeken of de huidige periode ontbreekt, niet alleen of de volgende al klaar moet staan.
Hoe stop ik een retainer die afloopt?
Je beëindigt de reeks vanuit iedere bestaande periode door een eindmaand te kiezen. Daarna worden geen nieuwe perioden meer aangemaakt. Bestaande perioden blijven beschikbaar voor rapportage en facturatie.
Kan dit ook per kwartaal in plaats van per maand?
Ja. Naast maandelijks kun je kiezen voor elke twee maanden of per kwartaal. De naam van het project volgt die keuze, dus een kwartaalreeks leest als Q1, Q2 en verder in plaats van als losse maanden.
Werkt dit ook voor andere afspraken dan een retainer?
Een project heeft in AdComPro een soort, en die soort bepaalt waar de uren tegen afgezet worden en wanneer er een factuur ontstaat. Naast de retainer zijn dat het supportabonnement, de vaste prijs, de strippenkaart, regie, het abonnement zonder uren en intern werk. Op alle functies staat per soort wat er verandert.
Zelf proberen
Zet één retainer erin en wacht de maandwissel af
De snelste manier om te zien of dit bij jullie past, is één lopende retainer invoeren en kijken wat er rond de eerste van de maand vanzelf klaarstaat. Alle functies zitten in de proefmaand, er is geen creditcard nodig.