Dès que plus d’une personne saisit des heures, la question se pose de savoir qui les regarde encore avant qu’elles n’arrivent sur la facture du client. Sans étape intermédiaire, la réponse est : personne.
Le problème
Les erreurs n’apparaissent que chez le client
Un mauvais projet cliqué, huit heures saisies là où il y en avait quatre, du travail qui relevait en fait d’un autre budget. Ces choses arrivent, et elles coûtent peu à corriger tant qu’elles restent dans votre propre administration. Une fois sur une facture envoyée, cela coûte une note de crédit et un coup de téléphone gênant.
Comment AdComPro s’y prend
De brouillon à soumis à validé
Dans AdComPro, vous saisissez toujours les heures sur un milestone ou une tâche, jamais uniquement sur « le projet ». Elles suivent ensuite un parcours fixe : brouillon, soumis, validé. Seules les heures validées entrent en ligne de compte pour une facture.
Ce que cela signifie en pratique
- Facturable et non facturable figurent dans la même liste, distingués par un marquage
- Valider ou rejeter peut se faire en bloc, et en cas de rejet vous enregistrez la raison
- Pour les personnes de confiance, vous pouvez activer la validation automatique ; c’est mentionné comme tel dans le journal
- Ce qui a été rejeté, et pourquoi, reste consultable
Le marquage lors d’une validation automatique compte plus qu’il n’y paraît. Sans cette mention, impossible de savoir plus tard si une heure a vraiment été contrôlée ou simplement laissée passer automatiquement.
Questions
Ce qu’on nous demande à ce sujet
N’est-ce pas lourd pour les petites équipes ?
Pour qui travaille seul, une étape de validation n’a guère de sens ; dans ce cas, vous activez la validation automatique. Dès qu’une deuxième personne saisit des heures, l’étape se rentabilise généralement en un mois.
Puis-je rejeter des heures sans les jeter ?
Oui. Le rejet renvoie la ligne avec une raison, pour que la personne qui l’a saisie puisse la corriger. Rien ne se perd et l’on peut voir après coup ce qui s’est passé.
Que deviennent ensuite les heures validées ?
Elles forment la base de la facture. Une facture se construit à partir des heures et des coûts validés, regroupés par milestone ou par tâche.
Essayer vous-même
Faites-y tourner un mois
Pendant le mois d’essai, invitez quelques collègues et laissez-les saisir des heures pendant une semaine. L’étape de validation ne montre son intérêt qu’à partir du moment où plus d’une personne saisit.