Eine Projektplanung hilft erst dann, wenn das Team die Arbeit hinter der Kundenvereinbarung versteht. Mit AdComPro strukturieren Agenturen Aufträge in Meilensteine und Aufgaben mit Aufwandsschätzungen, Status und Preisvereinbarungen. So lässt sich der Fortschritt anhand konkreter Leistungen besprechen.
Mit den Ergebnissen beginnen
„Eine Kampagne entwickeln“ beschreibt einen Auftrag, aber noch keine brauchbare Arbeitsstruktur. Unterscheiden Sie Strategie, Konzept, Produktion und Auswertung. Klären Sie für jeden Teil das Ergebnis, die Verantwortung und die erforderliche Abstimmung mit dem Kunden. So lassen sich zusätzliche Wünsche früher erkennen.
In AdComPro gliedern Sie Projekte in Meilensteine und Aufgaben, ordnen Bestandteile neu an und verwenden wiederkehrende Strukturen als Projektvorlagen. Prüfen Sie dabei die Schätzung für jeden Auftrag erneut: Eine ähnliche Struktur bedeutet nicht automatisch denselben Aufwand.
Fortschritt und Stunden gemeinsam betrachten
Eine Aufgabe kann fast abgeschlossen wirken und trotzdem bereits mehr Zeit als vorgesehen beansprucht haben. Vergleichen Sie den Status mit den erfassten Projektstunden. Fragen Sie zusätzlich, welcher Aufwand bis zum vereinbarten Ergebnis noch notwendig ist.
Das Team erfasst die Zeit an der jeweiligen Projektarbeit. Die Stundenfreigabe prüft Einträge vor der Abrechnung. Eine intern freigegebene Buchung ist jedoch keine Zustimmung des Kunden zu einem Zusatzauftrag. Diese Vereinbarung müssen Sie getrennt klären.
Beispiel: eine Kampagne mit 60 Stunden
Fiktives Beispiel: Geplant sind 12 Stunden Strategie, 18 Stunden Konzept, 24 Stunden Produktion und 6 Stunden Auswertung. Während der Konzeptphase soll eine zweite Zielgruppe eine eigene Ausarbeitung erhalten. Nur den Endtermin zu verschieben erklärt noch nicht, was sich am Auftrag ändert.
Machen Sie die zusätzliche Arbeit sichtbar und schätzen Sie den Restaufwand neu. Besprechen Sie, ob sie in den Auftrag passt, einen anderen Bestandteil ersetzt oder zusätzlich vereinbart wird. Die Projektbudgetkontrolle ergänzt diese Entscheidung um die finanziellen Auswirkungen.
Die Preisvereinbarung im Blick behalten
Bei Abrechnung nach Aufwand bilden Stunden und Sätze die Grundlage der Rechnung. Bei einem Festpreis bleibt die Zeiterfassung wichtig, um den eigenen Aufwand zu beurteilen. Lesen Sie auch, wie unterschiedliche Stundensätze innerhalb eines Projekts eingesetzt werden.
Unterscheiden Sie vor der Abrechnung ausgeführte Leistungen, geprüfte Stunden und vereinbarte Zusatzleistungen. Die Rechnung aus erfassten Stunden erhält den Zusammenhang in der Verwaltung. Für laufende Zusammenarbeit kann ein Retainer mit periodischem Budget passend sein.
Mit einem bekannten Auftrag testen
Bringen Sie ein vertrautes Projekt in die Demo ein. Legen Sie drei Meilensteine und einige Aufgaben an. Ist für alle klar, wo die Zeit erfasst wird? Spielen Sie anschließend eine Änderung durch: Lassen sich ihre Auswirkungen auf Arbeit, Aufwand und Preis erklären?
Diese Seite behandelt die Strukturierung und Nachverfolgung von Kundenprojekten. Besondere Anforderungen an Personaleinsatzpläne, Abhängigkeiten oder eine Gantt-Ansicht sollten Sie gesondert demonstrieren lassen. Vergleichen Sie dazu die Funktionen und aktuellen Pakete.
Braucht jede kleine Aufgabe ein eigenes Projekt?
Nicht unbedingt. Die Struktur sollte die Kundenvereinbarung abbilden und eindeutige Zeitbuchungen ermöglichen. Zu wenig Detail verdeckt Abweichungen; zu viel Detail erhöht den Erfassungsaufwand. Beginnen Sie mit verständlichen Ergebnissen und ergänzen Sie Details dort, wo sie Entscheidungen verbessern.