Urenregistratie software met goedkeuring en overzicht

01 · Projecten

Projectstructuur die de opdracht volgt

Projecten met milestones en taken eronder. Elk niveau heeft eigen data, status, geschatte uren en prijsafspraak, zodat de structuur het werk volgt in plaats van andersom.

• Slepen om te herschikken, op elk niveau
• Projectsjablonen met je eigen opbouw, klaar bij het aanmaken
• Een dienstencatalogus voor wat je vaker verkoopt, met eigen prijs
• Teams over bedrijven heen: mensen uit verschillende entiteiten op één project, elk met eigen rechten

---

02 · Uren

Urenregistratie met goedkeuring

Uren worden geschreven op een milestone of taak, nooit alleen op “het project”. Ze gaan van concept naar ingediend naar goedgekeurd, zodat er niets op een factuur komt waar niemand naar gekeken heeft.

• Declarabel en niet-declarabel in dezelfde registratie
• In bulk goedkeuren of afwijzen, met reden bij afwijzing
• Automatisch goedkeuren voor wie je vertrouwt, zichtbaar in het logboek
• Tarieven op vier niveaus, zodat één uitzondering geen veertig correcties betekent

---

03 · Projectsoorten

Zeven soorten project, één administratie

Niet elke afspraak met een klant wordt op dezelfde manier gefactureerd. Een projectsoort beantwoordt drie vragen tegelijk: waar worden de uren tegen afgezet, wanneer ontstaat er een factuur, en worden er überhaupt uren geschreven? Kies de soort en het formulier laat weg wat er niet bij hoort, zodat er geen maandbedrag blijft staan op een eenmalige opdracht.

• Retainer: een vast bedrag per periode, uren tegen een maandbudget, en wat overblijft schuift door naar de maand erna
• Supportabonnement: de pot staat in uren in plaats van euro’s, alles boven de inbegrepen uren gaat tegen een tweede tarief, en niet-gebruikte uren vervallen
• Vaste prijs: één opdrachtsom in termijnen, elk gekoppeld aan een datum, een milestone of je eigen sein, met de marge naast wat er besteed is
• Strippenkaart: uren die vooruit gekocht en bij aankoop gefactureerd worden, en die van de oudste bundel af gaan, zodat vervallen uren gescheiden blijven van verbruikte
• Regie: uren maal tarief per periode, met een plafond dat waarschuwt in plaats van blokkeert
• Abonnement: hosting, licenties en andere vaste bedragen per periode, de enige soort waar geen uren op kunnen
• Intern werk: uren voor het kosteninzicht, nooit een factuur

Elke soort is een eigen module. Zet je er één uit, dan is hij geen keuze meer bij een nieuw project, terwijl de projecten die er al op staan hun velden en hun cijfers houden.

---

04 · Retainers

Periodes die zichzelf aanmaken

Een retainer is geen project, het is elke maand hetzelfde project. Merk er één aan als terugkerend en de volgende periode wordt vooruit aangemaakt, per maand, per twee maanden of per kwartaal, zodat de uren van de eerste van de maand ergens heen kunnen in plaats van in het rapport te belanden dat je al verstuurd hebt.

• De volgende periode verschijnt een vast aantal dagen van tevoren, standaard zeven
• Hij wordt opgebouwd uit de periode die net is afgelopen en niet uit een sjabloon: de milestones en taken die nog openstaan, het team met hun rechten, de bedrijven die meefactureren en de terugkerende kosten
• Afgeronde milestones en taken blijven achter, zodat een periode begint met wat er werkelijk nog loopt
• Een regel die je op de factuur van vorige maand hebt doorgeschoven komt mee naar de nieuwe, zodat werk niet tussen twee maanden valt
• Elke periode krijgt een eigen rapport en een eigen factuur, en ze gaan op volgorde: een periode kan niet gerapporteerd worden voordat de vorige is afgerond
• Stoppen is één handeling vanaf elke periode in de reeks: na een gekozen maand wordt er niets nieuws meer aangemaakt

Slaat een nachtelijke ronde over, een herstart of een run die faalt, dan wordt de lopende periode alsnog bij de volgende ronde aangemaakt in plaats van overgeslagen. Een maand raakt dus nooit stilletjes zoek.

---

05 · Budget

Budgetten die doorschuiven

Werk op retainer valt zelden precies binnen de maand. AdComPro houdt per project een maandbudget bij, trekt geschreven uren en kosten eraf, en schuift wat overblijft door naar de volgende maand. Of laat het tekort in het rood zien.

• Maandoverzicht per project: budget, overgeschoven bedrag, kosten, restant
• Extra kosten, eenmalig of terugkerend, binnen de fee of erbovenop
• Kostencategorieën voor hosting, software, licenties en diensten, met leverancier en referentie
• Budgethistorie, zodat je het patroon ziet en niet alleen deze maand

---

06 · Facturatie

Facturen uit het werk zelf

Een factuur wordt opgebouwd uit goedgekeurde uren en kosten, samengevoegd per milestone of taak. Zolang hij concept is, is elke regel aan te passen. Zodra hij definitief is, gaat hij op slot: een controleerbaar spoor is meer waard dan een snelle correctie.

• Concept, definitief, verzonden, betaald, en verwijderen alleen bij concept
• Een regel doorschuiven naar volgende maand zonder hem kwijt te raken
• Sjabloonbouwer met zeventien blokken die je zelf sleept en instelt
• Sjabloonvoorrang: het project gaat boven de klant, de klant gaat boven het bedrijf
• Btw per regel, kortingen, en doorbelasting tussen je eigen bedrijven
• Factureren in een andere valuta, tegen de gemiddelde koers van die maand, die wordt vastgezet zodra de factuurmaand dicht is

---

07 · Klanten

CRM met geheugen

Klanten, contactpersonen en bedrijven, waarbij een contactpersoon bij meerdere bedrijven kan horen en er één als hoofdcontact geldt. Elke wijziging wordt vastgelegd met de oude waarde, de nieuwe waarde, wie het deed en vanaf welk IP-adres.

• Een volledig logboek per record, op volgorde van tijd
• Wijzigingen tot op het veld: “e-mailadres gewijzigd van x naar y”, niet “record bijgewerkt”
• Bedrijfsrelaties als labels naast elkaar, met het hoofdcontact eruit gelicht

---

08 · AI-assistent

Vraag het je eigen administratie

De vragen waarvoor je anders vier schermen en een spreadsheet opent, gewoon gesteld in gewone taal. De assistent leest je eigen projecten, uren, budgetten en facturen, en antwoordt uit dezelfde cijfers als de rest van het platform.

• “Welke projecten gaan deze maand over budget?” met het bedrag erbij
• “Hoeveel declarabele uren staan er nog niet op een factuur?” per project of per klant
• “Waar is de tijd op dit project heen gegaan?” uitgesplitst per milestone en per persoon
• “Waar heeft Sanne vorige maand aan gewerkt?” uren per project en per milestone
• “Welke projecten liggen stil?” actieve projecten zonder uren in dertig dagen
• “Waar moet ik naar kijken?” een scan op te weinig verantwoorde uren, grote doorschuivingen en stilgevallen werk

Hij rapporteert en handelt niet: er wordt niets goedgekeurd, gewijzigd of gefactureerd op zijn woord.

---

09 · Boekhouding

Rechten die zich naar jouw bureau vormen

Elk bureau verdeelt het werk anders. Daarom leg je zelf vast wie wat mag: maak eigen rollen naast de standaardrollen, bepaal per module en per functie wat elke rol ziet en doet, en geef een individuele collega waar nodig iets extra’s — zonder meteen een zwaardere rol uit te delen. Zo past de administratie zich aan jouw bureau aan, niet andersom. Lees hoe het werkt.

• Eigen rollen op basis van een standaardrol, bijvoorbeeld een boekhouder of freelancer
• Een rechtenmatrix per module en functiegroep, met veilige standaarden uit de doos
• Extra toegang per persoon bovenop de rol — nooit eronder, zodat een rol betekent wat er staat

Koppeling met Exact

Facturen die je hier maakt gaan door naar Exact, zodat niemand ze overtikt in de boekhouding. De factuur houdt zijn nummer, zijn regels en zijn klant, en wat je boekhouder ziet is wat je klant heeft gekregen.

• Verkoopfacturen gaan door naar Exact Online, met regels en btw-behandeling
• Exact Globe en Compact via een importbestand, want die draaien op je eigen computer en hebben geen internetkoppeling
• Klanten worden gekoppeld aan wie er al in je boekhouding staat, zodat je één lijst houdt
• Geen overtikwerk en geen maandelijkse afstemming tussen twee systemen

---

10 · E-facturatie

E-facturatie via Peppol

Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische ondernemingen onderling e-facturen uitwisselen, en de rest van Europa volgt. Een e-factuur is geen PDF maar een bestand dat de boekhouding van je klant rechtstreeks inleest.

• Facturen volgens Peppol BIS Billing 3.0, de Europese norm EN 16931
• Elke factuur wordt gecontroleerd vóór verzending — eentje die niet klopt gaat niet de deur uit, want een Access Point zou hem ook weigeren
• Een controle vooraf laat zien welke gegevens er nog ontbreken, per bedrijf en per klant
• Versturen loopt via je eigen Access Point-abonnement; zonder abonnement download je het bestand en dien je het zelf in