Een retainer keert elke periode terug, en AdComPro maakt die periodes zelf aan: elke maand (of elk kwartaal) verschijnt er automatisch een nieuw werkproject met dezelfde structuur, hetzelfde team en hetzelfde budget. Dit hoofdstuk legt uit hoe die reeks werkt, wat er wordt gekopieerd en hoe je een reeks netjes beëindigt.
Master en werkprojecten
Een reeks bestaat uit één master en een werkproject per periode. De master is het sjabloon dat de automatische aanmaak aanstuurt: hij draagt de terugkeerinstellingen (basisnaam, frequentie, einddatum) en moet op status Actief blijven staan. In de projectenlijst herken je hem aan het kroonpictogram. Werken doe je nooit in de master, maar in het werkproject van de betreffende periode: daar boek je tijd, daar factureer je, en wijzigingen daar raken geen andere periodes.
Een reeks starten
Bij de projectsoort retainer gaat dit vanzelf: je kiest bij het aanmaken alleen de periode, en de reeks met reekscode wordt bij het opslaan opgezet. Voor andere soorten die je wilt laten terugkeren:
- Maak het project aan met klant, naam (met maand of kwartaal erin) en looptijd.
- Vink onder Recurring Project Settings Make this recurring aan.
- Vul de basisnaam in zonder periode (“Websiteonderhoud” wordt vanzelf “Websiteonderhoud sep 2026”), de frequentie, hoeveel dagen vooraf de nieuwe periode moet klaarstaan (standaard zeven) en eventueel een einddatum.
- Zet team, budget en structuur op dit project: die gaan mee naar de eerste periode.
Wat er naar een nieuwe periode meegaat
Nieuwe periodes kopiëren hun structuur van het werkproject van de vorige periode, niet van de master. Een taak of teamlid dat je halverwege de maand toevoegt, gaat dus automatisch mee naar de volgende maand. Alleen de eerste periode kopieert van de master, want er is dan nog geen vorige.
| Gaat mee | Gaat niet mee |
|---|---|
| Milestones en taken, behalve afgeronde | Afgeronde milestones en taken |
| Teamleden en bedrijfstoewijzingen | Tijdregistraties |
| Maandelijks terugkerende kosten | Eenmalige kosten |
| Budget, tarieven en btw (altijd van de master) | Rapporten en facturen |
Daar zit een handige knop in: markeer werk als afgerond en het verdwijnt uit alle volgende periodes. Een eenmalige klus die je in maart aan de retainer toevoegde, vervuilt april dus niet, mits je hem afvinkt.
Een reeks beëindigen als een klant opzegt
Dit kan vanaf elk project in de reeks; je hoeft de master niet op te zoeken. Op volgorde:
- Kies in het gegevensblok onder Recurring series de laatste maand die nog aangemaakt mag worden en klik op Toepassen. Na die maand komt er geen nieuw project meer bij.
- Maak de lopende maand af: rapport genereren en finaliseren, zodat de laatste factuur eruit is.
- Zet de projecten daarna op Completed (of Cancelled als er niets op geboekt is). Doe dit pas ná stap 2: een geannuleerd project valt buiten de rapportgeneratie.
- Zet de klant op Inactief. Niet verwijderen: dan raak je de historie en de facturen kwijt.
Twee dingen die een reeks niet stoppen: het project op Completed zetten, en de klant op Inactief zetten. Dat zijn administratieve statussen; de generator kijkt er niet naar. Gebruik altijd de einddatum van de reeks zelf.
Contractwijzigingen
Wijzigt het contract van een klant halverwege (nieuw budget, andere voorwaarden), beëindig dan de oude reeks per de laatste oude maand en start een nieuwe reeks met een nieuw eerste project. Zo blijft in de historie zichtbaar waar het oude contract eindigde en het nieuwe begon. Heb je handmatig maandprojecten in een reeks gezet zonder master, dan weet de generator niet waar hij van moet kopiëren; open in dat geval het project dat als sjabloon moet dienen en kies Upgraden naar Master-sjabloon. Zodra er een geldige master is, maakt de planner ontbrekende periodes automatisch aan.
Als er geen nieuw project verschijnt
- Staat de master op status Actief?
- Is het “dagen vooraf”-venster al bereikt?
- Is de einddatum van de reeks niet verstreken?
- Heeft de reeks überhaupt een master? (Zoek het kroonpictogram, of promoveer er een.)