Le suivi du temps pour agences commence par le travail réalisé pour chaque client. Dans AdComPro, votre équipe saisit ses heures sur des jalons et des tâches. Un responsable vérifie les données avant que les heures validées ne servent à préparer la facture. Projets, tarifs et budgets restent liés. Pour utiliser ces données, découvrez comment calculer la rentabilité d’un projet et retrouver les écarts entre heures et factures.
Comprenez où passe le temps de votre agence
Une campagne, un site web et une mission récurrente n’ont pas la même répartition du travail. Si les heures sont uniquement rattachées au client, vous voyez le total, mais difficilement l’étape qui a demandé davantage d’efforts. Un tableur de facturation séparé oblige ensuite quelqu’un à reconstituer les informations en fin de mois.
Dans AdComPro, chaque saisie est liée à un jalon ou à une tâche. Vous pouvez analyser le temps consacré à un livrable, distinguer les activités facturables et non facturables et comparer le travail avec l’accord initial. Les mêmes données servent au responsable de projet et à la personne qui prépare la facture.
Des heures saisies à une facture vérifiée
- Structurez le projet. Décomposez la mission en jalons et en tâches, puis indiquez les accords tarifaires.
- Saisissez le travail. Enregistrez les heures facturables et non facturables dans le même outil.
- Vérifiez les données. Validez les heures ou refusez-les avec un motif, pour que la personne sache quoi corriger.
- Préparez le brouillon de facture. Utilisez les heures validées et les coûts, regroupés par jalon ou tâche, puis contrôlez les lignes avant de finaliser.
Vous pouvez vérifier plusieurs saisies à la fois et activer la validation automatique pour les collaborateurs de confiance. Cette distinction reste visible dans le journal. Découvrez le suivi du temps avec validation et la facturation des heures travaillées.
Adaptez le suivi à l’accord avec le client
Une agence peut combiner des missions au temps passé, des projets au forfait et des contrats récurrents. Au temps passé, les heures participent au calcul du montant à facturer. Au forfait, elles permettent de comparer les efforts engagés avec le prix convenu. Le travail interne peut être suivi pour connaître les coûts, sans produire de facture.
Pour un retainer, vous suivez le budget et la consommation de chaque période. Le budget non utilisé peut être reporté au mois suivant. Consultez le report du budget retainer et le renouvellement automatique des périodes.
Appliquez le bon taux horaire
Une tâche peut avoir un tarif particulier, tandis que le reste du projet suit l’accord général. AdComPro recherche le taux au niveau de la tâche, puis du jalon, du projet et enfin de l’entreprise. Le réglage le plus spécifique prend la priorité.
Enregistrez les exceptions au bon niveau et vérifiez le résultat sur un projet représentatif. L’explication des différents taux horaires dans un projet présente cette logique.
Reliez clients, projets et comptabilité
Le suivi des heures se trouve à côté du dossier client et de la structure du projet. Le CRM pour agences regroupe clients et contacts avec les missions réalisées pour eux. Les heures validées et les coûts alimentent ensuite le brouillon de facture.
Si vous utilisez Exact, l’intégration Exact Online permet de poursuivre le traitement des factures de vente en comptabilité. Pour Exact Globe et Compact, le fonctionnement repose sur un fichier d’import.
Testez une mission réelle
Choisissez un projet connu de votre équipe, par exemple une campagne avec stratégie, création et production. Saisissez une semaine d’heures, vérifiez les données et préparez une facture. Comparez la répartition, les tarifs et les descriptions avec ce que vous avez convenu avec le client.
Toutes les fonctionnalités sont disponibles pendant le mois d’essai gratuit. Consultez les offres et tarifs ou commencez par la démo interactive.
Questions sur le suivi du temps pour agences
Peut-on saisir du temps non facturable ?
Oui. Les activités facturables et non facturables peuvent être distinguées dans le même outil.
Faut-il valider chaque heure manuellement ?
Vous pouvez valider ou refuser plusieurs saisies à la fois. Une validation automatique est possible pour les collaborateurs de confiance et reste visible dans le journal.
Puis-je modifier la facture ?
Oui, tant qu’elle est au stade de brouillon. Vérifiez les lignes avant de la finaliser. Une facture finalisée est verrouillée.
Ce suivi convient-il aux contrats récurrents ?
Oui. Les heures et les coûts appartiennent à leur période de projet et sont comparés au budget. Le budget retainer restant peut être reporté au mois suivant.
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