Redactie AdComPro · 27 september 2026
Vrijdagmiddag nog een kleine wijziging. Maandag een extra klantgesprek. Aan het eind van de maand blijken die werkzaamheden nergens op de factuur te staan. Dat hoeft geen groot systeemprobleem te zijn. Vaak ontbreekt er simpelweg een duidelijk overdrachtsmoment tussen werken, registreren, controleren en factureren. Met een vaste routine ontdek je waar uren blijven liggen.
In dit artikel
- Niet gefactureerd is niet hetzelfde als vergeten
- Controleer vier overdrachtsmomenten
- Een klein voorbeeld maakt het probleem tastbaar
- Maak de maandafsluiting klein en voorspelbaar
- Laat de factuur volgen uit gecontroleerde gegevens
- Een kwartier met drie vragen
Niet gefactureerd is niet hetzelfde als vergeten
Begin met onderscheid maken. Sommige uren zijn bewust niet factureerbaar: acquisitie, intern overleg of service die je zelf aanbiedt. Andere uren vallen binnen een vaste prijs of retainer en horen niet als losse extra uren op de factuur. En soms spreek je met de klant af om een prestatie later te factureren.
De vraag is daarom niet: hoe zetten we alle uren op een factuur? De vraag is: heeft iedere registratie een verklaarbare bestemming? Maak zichtbaar wat niet factureerbaar is, wat nog wacht op controle en wat bewust is uitgesteld. Zo voorkom je dat een legitieme uitzondering en een administratieve fout in dezelfde stapel belanden.
Controleer vier overdrachtsmomenten
- Van werk naar registratie: staan de uitgevoerde taken op het juiste klantproject en in de juiste periode?
- Van registratie naar goedkeuring: weet iemand wie openstaande uren beoordeelt?
- Van goedkeuring naar conceptfactuur: zijn alle voor deze ronde bedoelde uren en kosten meegenomen?
- Van concept naar verzending: is de factuur gecontroleerd, afgerond en daadwerkelijk verstuurd?
Leg voor elke stap een verantwoordelijke vast. Dat hoeft niet steeds een andere persoon te zijn. In een klein bureau kun je meerdere rollen combineren, zolang het moment van overdracht duidelijk is. Urenregistratie met goedkeuring helpt om het verschil tussen een ingevoerd uur en een gecontroleerd uur zichtbaar te maken.
Een klein voorbeeld maakt het probleem tastbaar
Een team heeft voor een opdracht 80 goedgekeurde, volgens afspraak factureerbare uren. Op de conceptfactuur staan 72 uur. Zes uur zijn bewust verschoven naar de volgende maand. Voor de overige twee uur ontbreekt een verklaring.
| Controle | Uren |
|---|---|
| Goedgekeurd en bedoeld voor facturatie | 80 |
| Op de conceptfactuur | 72 |
| Bewust uitgesteld en vastgelegd | 6 |
| Nog te verklaren verschil | 2 |
Bij een afgesproken tarief van €100 per uur vertegenwoordigen die twee uur €200 mogelijke facturatiewaarde, exclusief btw. Dat is geen bewezen omzetverlies: eerst moet je vaststellen of de uren correct zijn, niet al elders zijn verwerkt en binnen de klantafspraak vallen. Juist die controle voorkomt zowel vergeten werk als dubbel factureren.
Maak de maandafsluiting klein en voorspelbaar
Laat medewerkers hun uren gedurende de week aanvullen en plan vóór de facturatieronde een controle. Een omschrijving als ‘diversen’ is volgende maand lastig uit te leggen. ‘Tweede revisieronde landingspagina’ geeft de projectverantwoordelijke veel meer houvast. Noteer ook waarom een registratie wordt afgewezen of uitgesteld.
Loop vervolgens per project de uitzonderingen na. Ontbreekt er een tarief? Staat de taak bij de verkeerde klant? Wacht een kostenpost nog op akkoord? Vergelijk geen willekeurige maandtotalen, maar dezelfde periode, dezelfde projecten en dezelfde status. Een goede urenregistratie voorkomt veel speurwerk aan het eind.
Laat de factuur volgen uit gecontroleerde gegevens
In AdComPro ontstaat een conceptfactuur uit goedgekeurde uren en kosten, gegroepeerd per mijlpaal of taak. Zolang het een concept is, kun je de regels controleren en aanpassen. Een regel die naar de volgende maand schuift, vraagt om een bewuste reden en een eigenaar die later controleert of die terugkomt.
Bekijk het volledige proces van uren naar factuur. Controleer daarbij ook de uurtarieven en de afgesproken facturatievorm. Na het afronden volgt de overdracht naar de boekhouding, bijvoorbeeld via de Exact Online-koppeling. Overdragen is een eigen stap: het bewijst niet op zichzelf dat de klant heeft betaald.
Een kwartier met drie vragen
Bespreek wekelijks welke uren nog niet zijn ingediend, welke ingediende uren nog op beoordeling wachten en welke goedgekeurde prestaties nog geen bestemming hebben. Houd een kort uitzonderingenlijstje bij met reden, eigenaar en eerstvolgende actie. Een lijst met tien concrete acties helpt meer dan een groot overzicht waar niemand iets mee doet.
Kijk na een paar facturatierondes of dezelfde oorzaak terugkeert. Misschien is niet de software maar een onduidelijke klantafspraak de bron. Het artikel over vaste prijs of uurtarief helpt bij die keuze. Wil je weten wat de opdracht uiteindelijk oplevert, combineer deze controle dan met projectrendement berekenen.
Verder lezen
- Projectrendement berekenen: druk zijn is nog geen winst
- Retainerbudget over: doorschuiven, verrekenen of opnieuw afspreken?
- Vaste prijs of uurtarief: kies de afspraak die bij het werk past
Van lezen naar uitproberen
Gebruik één herkenbaar project om deze aanpak te testen. Bekijk de interactieve demo, ontdek de functies of start een gratis proefmaand.