AdComPro-Redaktion · 27. September 2026
Am Freitagnachmittag noch eine kleine Änderung, am Montag ein zusätzliches Kundengespräch. Am Monatsende taucht beides nicht auf der Rechnung auf. Oft fehlt kein großes System, sondern eine klare Übergabe zwischen Arbeit, Erfassung, Prüfung und Abrechnung. Eine feste Routine zeigt, an welcher Stelle die Stunden liegen bleiben.
In diesem Leitfaden
- Nicht abgerechnet heißt nicht automatisch vergessen
- Vier Übergaben kontrollieren
- Die Lücke mit einem Beispiel sichtbar machen
- Den Monatsabschluss kleiner und planbarer machen
- Die Rechnung aus geprüften Daten aufbauen
- Fünfzehn Minuten und drei Fragen
Nicht abgerechnet heißt nicht automatisch vergessen
Unterscheiden Sie zunächst die Fälle. Manche Stunden sind bewusst nicht abrechenbar: Akquise, interne Arbeit oder ein freiwilliger Service. Andere gehören zu einem Festpreis oder Retainer und dürfen nicht einfach zusätzlich als Stunden berechnet werden. Manchmal ist auch vereinbart, eine Leistung erst später abzurechnen.
Die hilfreiche Frage lautet deshalb: Hat jeder Eintrag eine nachvollziehbare Zuordnung? Machen Sie nicht abrechenbare Arbeit, ausstehende Freigaben und bewusst verschobene Positionen unterscheidbar. Andernfalls landen eine berechtigte Ausnahme und ein Verwaltungsfehler auf derselben Liste. Diese Liste wird größer, ohne dass klar wird, wer etwas tun soll.
Vier Übergaben kontrollieren
- Von der Arbeit zur Buchung: Sind Leistungen dem richtigen Kundenprojekt und Zeitraum zugeordnet?
- Von der Buchung zur Freigabe: Ist klar, wer offene Einträge prüft?
- Von der Freigabe zum Rechnungsentwurf: Sind die für diesen Lauf vorgesehenen Stunden und Kosten enthalten?
- Vom Entwurf zum Versand: Wurde die Rechnung geprüft, abgeschlossen und tatsächlich versendet?
Benennen Sie für jeden Schritt eine zuständige Person. In einer kleinen Agentur kann jemand mehrere Schritte übernehmen; der Übergabezeitpunkt muss trotzdem erkennbar bleiben. Die Zeiterfassung mit Freigabe trennt erfasste von geprüften Stunden. Eine Warteliste ohne Zuständigkeit wird schnell zur Warteliste des nächsten Monats.
Die Lücke mit einem Beispiel sichtbar machen
Für einen Auftrag liegen 80 freigegebene und laut Vereinbarung abrechenbare Stunden vor. Der Rechnungsentwurf enthält 72 Stunden. Sechs Stunden wurden bewusst in den Folgemonat verschoben. Für die übrigen zwei fehlt eine Erklärung.
| Kontrolle | Stunden |
|---|---|
| Freigegeben und zur Abrechnung vorgesehen | 80 |
| Im Rechnungsentwurf enthalten | 72 |
| Bewusst verschoben und dokumentiert | 6 |
| Noch ungeklärte Differenz | 2 |
Bei einem vereinbarten Satz von 100 € pro Stunde entsprechen diese zwei Stunden einem möglichen Rechnungswert von 200 € ohne Umsatzsteuer. Das ist noch kein nachgewiesener Umsatzverlust. Prüfen Sie zunächst, ob die Einträge richtig sind, nicht bereits anderweitig verarbeitet wurden und unter die Kundenvereinbarung fallen. So vermeiden Sie vergessene Leistungen ebenso wie doppelte Abrechnung.
Den Monatsabschluss kleiner und planbarer machen
Lassen Sie Zeiten während der Woche ergänzen und planen Sie die Prüfung vor dem Rechnungslauf ein. Eine Beschreibung wie ‘Sonstiges’ ist einen Monat später schwer zu erklären. ‘Zweite Korrekturrunde der Kampagnenseite’ gibt der Projektleitung einen konkreten Anhaltspunkt. Halten Sie auch Gründe für Ablehnungen oder Verschiebungen fest.
Gehen Sie Ausnahmen je Projekt durch. Fehlt ein Satz? Gehört die Aufgabe zum falschen Kunden? Wartet ein Kostenposten auf Zustimmung? Vergleichen Sie denselben Zeitraum, dieselben Projekte und dieselben Status. Eine verlässliche Zeiterfassung erspart am Monatsende viel Sucharbeit und macht die Prüfung für Vertretungen nachvollziehbar.
Die Rechnung aus geprüften Daten aufbauen
In AdComPro entsteht ein Rechnungsentwurf aus freigegebenen Stunden und Kosten, gruppiert nach Meilenstein oder Aufgabe. Im Entwurf können Sie Positionen prüfen und anpassen. Wird eine Position verschoben, braucht diese Entscheidung einen Grund und eine zuständige Person, die das spätere Wiederaufgreifen kontrolliert.
Betrachten Sie den gesamten Ablauf von erfassten Stunden zur Rechnung. Prüfen Sie dazu die Stundensätze und das vereinbarte Abrechnungsmodell. Nach dem Abschluss folgt die Übergabe an die Buchhaltung, beispielsweise über die Exact Online-Schnittstelle. Die Übertragung einer Rechnung bedeutet für sich genommen noch nicht, dass der Kunde bezahlt hat.
Fünfzehn Minuten und drei Fragen
Welche Stunden wurden noch nicht eingereicht? Welche warten auf Prüfung? Welche freigegebenen Leistungen haben noch keine erkennbare Abrechnungszuordnung? Führen Sie eine kurze Ausnahmenliste mit Grund, Verantwortlichem und nächster Aktion. Zehn konkrete Aufgaben helfen mehr als ein umfassender Bericht, dem niemand nachgeht.
Prüfen Sie nach einigen Abrechnungsläufen, ob dieselbe Ursache wiederkehrt. Vielleicht liegt das Problem in einer unklaren Kundenvereinbarung. Der Vergleich Festpreis oder Stundensatz hilft bei dieser Entscheidung. Was der Auftrag nach seinen Kosten einbringt, zeigt anschließend die Berechnung der Projektrentabilität.
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