Een projectplanning wordt pas bruikbaar als je team weet welk werk achter de afspraak met de klant zit. AdComPro helpt bureaus een opdracht op te delen in mijlpalen en taken, met ureninschattingen, status en prijsafspraken. Zo bespreek je voortgang aan de hand van het werk dat werkelijk wordt uitgevoerd.
Begin bij wat je gaat opleveren
“Een campagne maken” is een opdracht, maar nog geen werkbare indeling. Maak zichtbaar welke onderdelen nodig zijn: strategie, concept, productie en evaluatie. Leg per onderdeel vast wat het resultaat moet zijn, wie het oppakt en welke afstemming met de klant nodig is. Een heldere afbakening maakt het makkelijker om een extra verzoek te herkennen.
In AdComPro bouw je de projectstructuur op met mijlpalen en taken. Je kunt onderdelen herschikken en terugkerende opbouw als projectsjabloon gebruiken. Neem de structuur mee, maar controleer de inhoud voor iedere nieuwe opdracht: een oude begroting is niet automatisch een goede nieuwe inschatting.
Laat planning en geschreven uren elkaar aanvullen
Een taak kan bijna klaar lijken terwijl er al veel meer tijd aan is besteed dan voorzien. Daarom is het nuttig om status en geschreven projecturen samen te bekijken. Vraag niet alleen wat af is, maar ook hoeveel werk er nog nodig is om het afgesproken resultaat op te leveren.
Je team registreert uren bij het werk in het project. Met goedkeuring van uren controleer je vervolgens de invoer voordat die wordt gebruikt voor facturatie. Een goedgekeurde urenregel betekent niet dat de klant een extra opdracht heeft goedgekeurd: bespreek die commerciële afspraak afzonderlijk.
Praktijkvoorbeeld: een campagne van 60 uur
Fictief voorbeeld: je begroot 12 uur strategie, 18 uur concept, 24 uur productie en 6 uur evaluatie. Na de conceptfase blijkt dat een tweede doelgroep ook een eigen uitwerking nodig heeft. Alleen de einddatum verschuiven vertelt niet wat dit betekent voor de opdracht.
Maak het extra werk zichtbaar in de projectindeling en schat de resterende inspanning opnieuw. Bespreek met de klant of het binnen de bestaande opdracht past, een ander onderdeel vervangt of aanvullend wordt afgesproken. Gebruik projectbudgetbewaking om ook de financiële gevolgen mee te nemen.
Van projectafspraak naar factuur
Een uitvoerbare planning en een duidelijke prijsafspraak horen bij elkaar. Bij regiewerk zijn de vastgelegde uren en tarieven belangrijk voor de afrekening; bij een vaste prijs blijft het tijdgebruik relevant voor je eigen beoordeling van het project. Bekijk ook de uitleg over verschillende uurtarieven binnen één project.
Maak vóór de facturatie onderscheid tussen uitgevoerd werk, gecontroleerde uren en overeengekomen meerwerk. Met facturatie vanuit geschreven uren blijft de administratieve verbinding behouden. Voor een terugkerende opdracht kun je daarnaast onderzoeken of een retainer met periodiek budget beter bij de samenwerking past.
Zo beoordeel je of deze werkwijze past
Neem één herkenbare opdracht mee naar de demo. Maak drie mijlpalen, voeg een paar taken toe en controleer of je team begrijpt waar de uren terechtkomen. Bespreek daarna een wijziging in de opdracht: kun je uitleggen wat er verandert in werk, uren en prijs? Dat is een bruikbaardere proef dan alleen door een leeg systeem klikken.
Deze pagina gaat over de inrichting en opvolging van klantprojecten. Heb je specifieke eisen aan een personeelsrooster, afhankelijkheden of een Gantt-weergave, laat die dan afzonderlijk demonstreren. Bekijk de functies en actuele abonnementen om je beoordeling compleet te maken.
Veelgestelde vraag: moet ieder klein klusje een apart project zijn?
Niet noodzakelijk. Kies een indeling waarin je de afspraak met de klant kunt terugvinden en het team zonder twijfel kan boeken. Te weinig detail verbergt afwijkingen; te veel detail maakt registratie onnodig lastig. Begin met herkenbare opleveringen en verfijn alleen waar je de extra informatie daadwerkelijk gebruikt.