Kunnen we het werk aan, en wie heeft er ruimte? De module Capacity Planning beantwoordt die vraag met een weekraster: per medewerker per week zie je de geplande uren afgezet tegen de uren die er werkelijk beschikbaar zijn. Zet de module aan via Modules (zie hoofdstuk 2); plannen kan als beheerder of projectmanager.
Hoe de app rekent
De rekenregel is bewust simpel: beschikbaar = werkrooster min goedgekeurd verlof en ziekte, en bezet = de geplande uren. Het rooster komt uit de werkuren per dag van de medewerker (zie Team, rollen en verlof); zonder dagrooster valt de app terug op het verwachte aantal uren per week. Goedgekeurd verlof en ziekmeldingen drukken de beschikbaarheid automatisch — die plan je hier dus niet nog een keer in.
Gepland en geboekt worden niet bij elkaar opgeteld — een week toont de hoogste van de twee. Optellen zou dubbel tellen: gepland werk dat ook wordt geboekt lijkt dan twee keer zo groot. Maar een week waarin wél gewerkt is zonder dat er iets gepland stond, staat ook niet ten onrechte als vrij: die toont de geboekte uren, herkenbaar aan een klokje. Zo zie je zowel het plan als de realiteit, zonder dubbeltelling.
Het teamraster
Het scherm toont twaalf weken vooruit (en tot een jaar terug of vooruit te bladeren), met per cel een kleur:
| Kleur | Betekenis |
|---|---|
| Grijs | Niets gepland |
| Groen | Minder dan 80% van de beschikbare uren |
| Oranje | 80 tot 100% — vol, maar het past |
| Rood | Meer gepland dan beschikbaar |
Rood blokkeert niets: overboeken mag, het is een signaal voor een gesprek — niet een muur. Klik op een cel om de week van die medewerker te openen: je ziet rooster, afwezigheid en beschikbaarheid, en je plant er uren op een project of op een interne categorie (een vaste vergaderdag, een adminblok). Zonder die interne blokken lijkt iedereen voltijds beschikbaar terwijl een deel van de week vaste overhead is. Verlof en ziekte staan bewust niet in de keuzelijst: die komen al uit de verlofmodule.
Er wordt per week gepland, niet per dag of kwartier. Een bureau plant “volgende week 12 uur aan deze klant”, geen agendablokken — dat houdt de planning licht genoeg om hem ook echt bij te houden.
Per project
De knop Per project draait hetzelfde plan om: per project zie je wie erop staat, week voor week. In de kopregel staat het totaal aantal geplande uren in beeld, de geschatte uren uit de projectstructuur, en — als het project een uurtarief heeft — wat de planning bij benadering waard is. Bij een retainer staat de maandfee ernaast, zodat je in één oogopslag ziet of je meer inplant dan de fee dekt.
Voor de medewerker zelf
Een medewerker hoeft het grote raster nooit te zien: het dashboardblok Mijn planning toont de eigen komende twee weken. En op het projectdetail staat een blok met wie er de komende weken op dat project gepland is, met een link naar de volledige planning.