Niet elke afspraak met een klant werkt hetzelfde. Een retainer heeft een maandbudget, een website een opdrachtsom, een hostingcontract helemaal geen uren. In AdComPro kies je daarom per project een soort, en die soort bepaalt drie dingen tegelijk: wat de pot is waar uren tegen afgezet worden, wanneer er een factuur ontstaat, en of er uren geschreven worden.
Elke soort is een eigen module. Welke soorten je bij een nieuw project kunt kiezen hangt dus af van wat er in jouw omgeving aanstaat (zie Aan de slag, stap 4). Staat er maar één soort aan, dan verdwijnt het keuzeveld helemaal.
De zeven soorten naast elkaar
| Soort | De pot | Factuur | Uren |
|---|---|---|---|
| Retainer | Maandbedrag, onbenut budget kan doorschuiven | Per periode | Ja |
| Supportabonnement (SLA) | Inbegrepen uren per periode, vervallen aan het eind | Per periode, plus meeruren | Ja |
| Vaste prijs | Opdrachtsom, raakt op | Per termijn of milestone | Ja, voor de marge |
| Strippenkaart | Gekochte uren, worden bijgevuld | Vooraf, bij aankoop | Ja |
| Regie | Geen, eventueel een plafond | Per periode of bij voltooiing | Ja |
| Abonnement | Geen | Per periode, vast bedrag | Nee |
| Intern | Geen | Nooit | Ja, voor kosteninzicht |
Retainer
Een vast bedrag per periode, met uren die tegen dat budget worden afgezet. Een retainer is per definitie terugkerend: bij het aanmaken kies je alleen de periode (elke maand, twee maanden, kwartaal, half jaar of jaar) en de app zet zelf de reeks op die elke periode een nieuw project aanmaakt. Blijft er budget over, dan kan dat doorschuiven naar de volgende periode; dat heet rollover en staat per project aan of uit. Hoe de reeks en het budget precies werken staat in hoofdstuk 5 en hoofdstuk 7.
Supportabonnement (SLA)
Lijkt op een retainer, maar de pot staat in uren in plaats van in geld: bijvoorbeeld acht uur support per maand. De twee verschillen die geld kosten:
- Op is op. Alles boven de inbegrepen uren gaat naar het meeruurtarief dat je bij het project instelt. De app blokkeert meeruren niet, maar signaleert ze, met het tarief erbij, zodat zichtbaar is wat er doorbelast hoort te worden. In het jaaroverzicht krijgt meerwerk een eigen kolom.
- Niet-gebruikte uren vervallen. De klant betaalt voor beschikbaarheid, niet voor uren; er schuift standaard niets door.
Vaste prijs
Eén opdrachtsom voor het geheel: een website, een campagne, een verbouwing van een huisstijl. Er is geen maandbudget; de vraag is niet of je binnen de maand blijft, maar of er aan het eind marge overblijft. Het projectdetail toont opdrachtsom, besteed en marge, en je beheert er de termijnen: wanneer er gefactureerd wordt, met de hand, op een datum of bij een milestone. Meerwerk zet je als eigen termijn buiten de opdrachtsom, zodat zichtbaar blijft wat er was afgesproken en wat er later bij kwam.
Strippenkaart
De klant koopt uren vooruit; het saldo loopt terug en wordt bijgevuld. Wezenlijk anders dan een retainer, en dat is makkelijk te missen: het saldo reset niet aan het eind van de maand, het raakt op. Per bundel leg je uren, bedrag, aankoopdatum en eventueel een vervaldatum vast. Uren worden verbruikt op volgorde van aankoop (oudste bundel eerst), zodat een bundel met vervaldatum ook echt als eerste opgaat. Het saldo staat in één regel: gekocht, verbruikt, over en vervallen. De factuur ontstaat bij de aankoop van een bundel, niet bij het verbruik. Werkt het team door terwijl het saldo op is, dan wordt dat zichtbaar gemaakt maar niet geblokkeerd.
Regie
Uren maal tarief, zonder pot. Optioneel stel je een plafond in: de afspraak “niet boven dit bedrag zonder overleg”. Dat plafond is een gesprek en geen grens; de app waarschuwt boven de tachtig procent en meldt het als het gepasseerd is, maar weigert nooit een boeking. Doorlopend werk factureer je per periode; een eenmalige opdracht zonder vaste prijs zet je op factuurfrequentie “Bij voltooiing” en reken je aan het eind in één rapport af.
Abonnement
Hosting, licenties en andere vaste bedragen per periode waar geen uren op geschreven worden. Een abonnement heeft geen budgetblok en verschijnt niet in de projectkeuzelijst van de urenregistratie; een boeking die er per ongeluk toch op terechtkomt wordt geweigerd met uitleg. Zo blijft de administratie schoon: geen budgetverhaal om iets heen dat geen budget heeft.
Intern
Uren worden geschreven voor kosteninzicht, maar er gaat nooit een factuur uit en er is geen tarief. Gebruik dit voor eigen producten, marketing van je eigen bureau of elk ander werk waarvan je wilt weten waar de tijd heen gaat zonder dat er een klant aan hangt. Voor losse interne uren zonder project (vergaderingen, administratie) is er daarnaast de interne tijdboeking; zie hoofdstuk 6.
Een soort uitzetten
Zet je een soort-module uit, dan is die soort geen keuze meer bij een nieuw project. Bestaande projecten van die soort blijven onveranderd werken, inclusief hun budgetten en rapporten. Je kunt dus gerust klein beginnen en soorten aanzetten zodra je ze nodig hebt.